Em um mundo digital em constante evolução, o Microsoft Copilot, assim como outras ferramentas de IA generativa, está se tornando fundamental para muitas empresas. Pesquisa mostra que 49% das organizações já utilizam a tecnologia em seus negócios, com outros 30% se preparando para adotar uma ferramenta. 

Esses números deixam claro como as empresas estão buscando formas de usar os aplicativos do Microsoft 365 de maneira mais inteligente, permitindo que os usuários encontrem respostas para os mais diversos questionamentos com o mínimo esforço. 

Para isso, o Microsoft Copilot se baseia em uma interface de linguagem natural para fornecer resultados úteis para os usuários. A ferramenta se conecta aos dados do locatário do Microsoft Graph para utilizar informações vindas dos diversos recursos da plataforma de colaboração, como calendário, e-mails, chats, documentos e qualquer outro tipo de dados armazenados pelo Microsoft 365. 

Além disso, ele também acessa aplicativos e dados de terceiros e vem integrado aos aplicativos que a maioria dos usuários já está acostumado a usar no dia a dia de trabalho — Word, Excel, PowerPoint, Outlook e Teams. 

Alguns recursos do Microsoft Copilot 

O Microsoft Copilot funciona como um assistente de IA para o local de trabalho, fornecendo recursos importantes para melhorar a produtividade e a colaboração, e garantindo a segurança, a privacidade e a conformidade exigidas pelos negócios. 

Produtividade 

Como ajuda a reduzir as tarefas manuais, o Microsoft Copilot permite que os usuários se dediquem a funções com maior valor para os negócios e sem se preocupar com a segurança dos dados, já que toda a comunicação e tratamento das informações contam com recursos avançados de proteção. 

Trabalho e colaboração 

O Microsoft Copilot permite que diversos usuários colaborem em tempo real. A ferramenta ajuda na busca por informações, agendamento de reuniões e até traduções automáticas. 

Contexto e preferências 

A ferramenta personaliza as respostas tendo como base padrões de trabalho de cada usuário, aprendendo com cada interação e entregando mais qualidade nos resultados. 

O que é necessário para implementar o Microsoft Copilot 

Para implementar e começar a usar o Microsoft Copilot, as empresas precisam estar atentas aos requisitos técnicos para instalar a ferramenta corretamente e poder aproveitar completamente os recursos disponíveis: 

Microsoft Graph 

O Microsoft Graph é essencial para o Microsoft Copilot, por permitir acesso a todas as informações armazenadas pelos aplicativos Microsoft, gerenciando interações e recursos voltados para documentos, mensagens, arquivos e calendário. 

Licenças para instalação 

Para utilizar o Microsoft Copilot, a organização precisa ter licenças específicas para funcionalidades e proteção avançadas. O Microsoft 365 E3 e E5 são pacotes ideais. Mas também é possível optar pelo Business Standard, voltado para ativos de produtividade primários, ou o Business Premium, que garante maior segurança e controle, além do Office 365 E3 e E5 e Microsoft 365 A3/A5 e Office 365 A3/A5. 

Base de usuários 

Recentemente, a Microsoft divulgou que estava disponibilizando a linha de produtos do Microsoft Copilot para pequenas e médias empresas, não exigindo um número mínimo de usuários para a implementação da ferramenta. 

Como preparar sua empresa para o Microsoft Copilot 

Após analisar os pré-requisitos para a implementação do Microsoft Copilot, há algumas ações que precisam ser realizadas para preparar a organização para a utilização da ferramenta: 

Entenda os dados em poder da empresa 

Classificar os dados de forma eficaz é fundamental para entender onde eles estão armazenados. E, para o Microsoft Copilot, isso é crítico para tornar os resultados realmente úteis para os negócios. Este processo inclui a realização de um inventário de dados, limpeza, classificação e adoção de uma estratégia de gerenciamento de dados eficiente. Quanto mais precisas as informações, mais precisas as respostas. 

Adote medidas de segurança e privacidade robustas 

Qualquer tecnologia digital exige a adoção de medidas para a segurança e privacidade de dados, e não é diferente com o Microsoft Copilot. Apesar de todo o processamento ocorrer em um ambiente seguro, é essencial estabelecer uma estrutura de permissões robusta, criar um índice de dados no locatário de nuvem e fazer o upload dos dados. 

Crie uma política de prevenção contra perda de dados (DLP) 

Mesmo com medidas de segurança cibernética implementadas, é necessário contar com uma política de prevenção contra perda de dados (DLP) para evitar o compartilhamento excessivo de informações. Restrinja o acesso apenas às informações necessárias para que o usuário possa realizar seu trabalho e para que o Copilot forneça respostas baseadas unicamente no que ele está autorizado a ver e garanta que o processo de classificação de dados esteja alinhado aos regulamentos e políticas da empresa. 

Estruture o SharePoint 

Por meio do Microsoft Graph, o Microsoft Copilot acessa facilmente as informações armazenadas no SharePoint. Por isso, é crítico mantê-lo estruturado e com o conteúdo organizado, permitindo ao Copilot encontrar informações mais rapidamente e com maior precisão. Para isso, crie bibliotecas de documentos, determine fontes externas que podem se conectar ao Copilot e padronize a nomenclatura dos arquivos. 

Domine os recursos de marcação e nomenclatura de metadados 

A marcação e nomenclatura de metadados são fundamentais para tornar os dados mais acessíveis e facilitar sua recuperação. E isso fica ainda mais crítico com o Microsoft Copilot, que depende dessas informações para fornecer respostas de qualidade. Portanto, defina um conjunto claro de tags e categorias, crie nomes padronizados de arquivos e crie metadados claros e concisos. 

Conte com uma política de governança sólida e eficiente 

Políticas de governança são necessárias para que as melhores práticas relacionadas ao uso de dados sejam implementadas e seguidas por toda a organização. Políticas sólidas e eficientes auxiliam na otimização e resultados fornecidos pelo Microsoft Copilot. Então, defina funções e responsabilidades para o gerenciamento da ferramenta e estabeleça diretrizes e práticas para o uso da IA generativa. 

Treine as equipes 

Treinar os usuários é fundamental para que todos extraiam ao máximo os benefícios oferecidos pela ferramenta. Isso garante que eles saibam como interagir com o Microsoft Copilot e utilizem seus recursos corretamente. Por isso, é importante fornecer os recursos de treinamento necessários, incentivar a colaboração e compartilhamento de práticas, comunicar todos os usuários sobre novas funcionalidades e reconhecer usuários que estejam aproveitando a ferramenta em suas funções. 

Monitore o impacto do Microsoft Copilot 

É importante monitorar e mensurar o impacto do uso do Microsoft Copilot pela organização. Por isso, a própria Microsoft anunciou o Microsoft Copilot Dashboard, que informa quantos usuários estão utilizando a ferramenta, quais os aplicativos e maneiras de utilização. Isso permite um melhor entendimento sobre como o Copilot está agindo para agregar valor aos negócios e se as estratégias de treinamento estão funcionando. 

Como a Solo Network pode ajudar nessa jornada 

Implementar o Microsoft Copilot é um passo importante para a organização aproveitar o potencial da tecnologia para alavancar os negócios. Por isso, contar com um parceiro de confiança, que contribua para desbloquear todo o potencial da ferramenta, é fundamental para garantir a proteção dos dados, melhorar o acesso às informações e garantir uma integração bem-sucedida. Entre em contato e saiba como a Solo Network pode te ajudar.